Slik bygger du laget i omstillingsprosesser

Kommunal sektor står overfor store endringer. Nøkkelen er ikke bare hva som skal endres, men hvordan endringen gjennomføres – og hvordan ansatte, ledere og tillitsvalgte involveres og gis medansvar på veien. Ifølge KSKs seniorrådgivere Åsbjørn Vetti og Bettina Bødtker Nordahl handler vellykket omstilling om tre ting: robust partssamarbeid, gode prosesser og tillitsbasert ledelse. – Det å få med oss folk er selve essensen i ledelse, sier seniorrådgiver Åsbjørn Vetti. – Gode strukturer hjelper lite hvis vi ikke bygger tillit og involverer dem som skal stå i endringene.

Med fokus på partssamarbeid og tillitsbasert ledelse hjelper Åsbjørn Vetti og Bettina Bødtker Nordahl kommuner gjennom omstillinger.

Tillit, respekt – og et moderne syn på makt

Hovedavtalen og arbeidsmiljølovens bestemmelser gjør det klart at tillitsvalgte og verneombud skal involveres i endringer som berører arbeidsmiljø og organisering. Men i praksis kan dette være krevende, særlig når presset øker.

Vetti peker på at en av hovedutfordringene handler om forståelsen av makt.

– Noen ledere kan tenke at vi konkurrerer om makt, og at involvering gjør det vanskeligere å drive fram endringer hvis vi involverer partene for mye, sier han.

Han beskriver dette som en «gammel» oppfatning av maktbegrepet – der lederen sitter på kontrollen og prosesser drives ovenfra.

Det moderne synet, slik KSK jobber med det, handler om noe annet:

• makt som noe som deles

• makt som gjensidig avhengighet

• makt som en kilde til mer støtte, bedre prosesser, bedre beslutninger og bedre gjennomføring

– Når ledere gir fra seg makt til tillitsvalgte, verneombud og medarbeidere, får de faktisk mer makt tilbake – makt til å gjennomføre prosessen og oppnå resultater, sier Vetti.

Han understreker at respekt for at vi har ulike roller, og gjensidig tillit er avgjørende for å få dette til i praksis.

Forutsigbarhet og tydelig involvering

KSK fremhever at omstilling krever prosesser som er planlagt sammen med tillitsvalgte og verneombud, med klare milepæler og avklaringer om hva som faktisk kan påvirkes.

Kjennetegn ved gode prosesser er:

• oversiktlig tidslinje

• felles forståelse av nåsituasjon og endringsbehov

• involvering av dem som blir berørt

• tydelige mål og tiltak

• at leder, verneombud og tillitsvalgte er rollemodeller i prosessen

Bettina Bødtker Nordahl understreker at involvering er nødvendig for å skape felles forståelse og forankring.

– Når ansatte forstår hensikten, når prosessen er åpen og de blir tatt med, blir det mindre usikkerhet og mer konstruktiv energi, sier hun.

KSK anbefaler også å bruke metoder som får frem både positive og negative konsekvenser av foreslåtte endringer. Det gir et balansert beslutningsgrunnlag og tillit til prosessen.

– Når vi jobber med omstilling, er det viktig å ha et godt kunnskapsgrunnlag. Hvordan driver vi kommunen vår i dag, sammenlignet med andre? Ved å sammenligne oss blir vi bedre til å stille spørsmål ved egen tjeneste og mer nysgjerrige på grep andre kommuner har tatt. Dette er viktig for å øke både endringstrykk, endringsvilje og evnen til å se muligheter, sier Åsbjørn Vetti.

Han forklarer at KSK i mange kommuner utarbeider omstillingsplanen sammen med ansatte og ledere gjennom arbeidsverksteder og tiltaksgrupper. Arbeidet starter alltid med å se på egen kommune og bygge videre på et felles kunnskapsgrunnlag.

Handlingsrom innenfor tydelige mål

Tillitsbasert ledelse står sentralt i KSKs tilnærming. Her handler ledelse om å gi medarbeidere faglig handlingsrom og myndighet – samtidig som rammene er klare og målene tydelige.

Kjernen er:

• mindre detaljstyring

• mer fokus på mål, mening og profesjon

• åpenhet og god informasjonsflyt

• reduksjon av unødvendig rapportering

• psykologisk trygghet

Nordahl beskriver tillit som et aktivt valg:

– Tillitsbasert ledelse krever at vi er villige til å være sårbare. Vi må vise velvilje og stole på medarbeidernes motivasjon til å gjøre en god jobb, sier hun.

Tydelige mål, faglig frihet og klar oppfølging

En av tilnærmingene KSK løfter frem i arbeidet med tillitsbasert ledelse, er den såkalte tight–loose–tight-modellen. Den legger opp til en balanse mellom styring og faglig handlingsrom.

Modellen består av tre deler:

• Tight: Klare mål og tydeliggjøring av hva og hvorfor – hva vi skal oppnå

• Loose: Faglig handlingsrom i hvordan oppgavene løses

• Tight: Oppfølging, resultatkrav og tilbakemeldinger

Vetti beskriver modellen som en praktisk måte å få både styring og involvering til å fungere godt.

– Dette er en tilnærming som er fin å leve etter, sier han. – Når vi er tydelige på mål, men gir fagfolk frihet i hvordan de løser oppgavene, får vi mer med oss folka, og vi gir faget større plass. Det skaper også en stor læringseffekt.

Slik reduserer du motstand i omstilling

En vellykket omstilling avhenger i stor grad av hvordan mennesker blir tatt med på reisen. Når ansatte opplever forståelse, forutsigbarhet og reel innflytelse, reduseres motstanden – og prosessen blir både tryggere og mer konstruktiv. Her er sju grep som kan gjøre en stor forskjell:

1. Sørg for prosesser som gjør at alle kjenner det magiske «hvorfor»

– Når hensikten er tydelig for alle, blir veien til endring enklere å gå.

2. Kommuniser motiverende, åpent og direkte

– God kommunikasjon skaper trygghet og reduserer usikkerhet.

3. Lytt til medarbeiderne dine

– Aktiv lytting bygger tillit og gir innsikt i reelle behov og bekymringer.

4. Ram inn medvirkning

– Vær tydelig på hva ansatte kan påvirke og hva som allerede er bestemt.

5. Jobb systematisk med å kartlegge både negative og positive konsekvenser

– Be alle bidra med å identifisere mulige negative konsekvenser, slik at vi får et realistisk grunnlag for videre valg. Deretter samler vi inn alle de positive konsekvensene. Alle får komme til orde.

6. Ta motstand på alvor og bruk den konstruktivt

– Motstand kan inneholde viktige perspektiver som styrker beslutningene.

7. Gi ansvar

– Skap eierskap ved å involvere medarbeidere tidlig og gi dem tydelige oppgaver.

Vi bistår din kommune

Hos KSK brenner vi for å styrke kommuner i omstilling. Med lang erfaring innen analyse, partssamarbeid, prosessdesign og tillitsbasert ledelse, hjelper vi dere å skape gode prosesser og varige resultater. Vi følger dere hele veien – fra innsiktsfulle analyser og engasjerende dialoger til praktisk gjennomføring.

Ønsker kommunen din å få trygg støtte i omstillingsarbeidet? Ta kontakt med KSK, så finner vi sammen løsninger som skaper fremdrift og gode resultater for både medarbeidere og innbyggere: post@kskonsulent.no