Slik lykkes du med internkontroll
Internkontroll i kommunesektoren handler om langt mer enn å følge lover og regler. Det handler om å skape trygghet, kvalitet og forutsigbarhet i tjenestene – og å jobbe smartere, ikke mer. Internkontroll er ikke et bare et spørsmål om å ha orden i eget hus, men også om utvikling, gjennomføring av vedtak, prioritering og kontinuerlig forbedring.
Seniorrådgiverne Hilde Reikrås og Hasse Ekman bistår kommunene i arbeidet med internkontroll.
– Å lykkes med internkontroll handler ikke om å gjøre alt på en gang – men å prioritere det riktige, sier Hasse Ekman, seniorrådgiver i KS Konsulent. – Når kommunen får på plass gode strukturer, tydelige roller og et fungerende system for oppfølging, blir internkontroll et lederverktøy – ikke en byrde.
Internkontroll = 3R
KS Konsulent bruker 3R-modellen som en enkel huskeregel for hva internkontroll egentlig handler om:
Risiko – Kartlegge hvor det er størst fare for svikt og brudd.
Rutiner – Utvikle eller forbedre praksis og arbeidsprosesser.
Rapportering – Sikre kontinuerlig læring, avvikshåndtering og styring.
Disse tre elementene danner grunnlaget for en internkontroll som fungerer – og som gir ledere og ansatte støtte i hverdagen, og som bidrar til at mål og utviklingstiltak gjennomføres.
En trinnvis tilnærming – tilpasset hver kommune
KSKs tretrinnsmodell bygger videre på det kommunene allerede har gjort:
Trinn 1 – Strategisk forankring
Ledergruppen setter retning, rammer og ambisjonsnivå. En person må ha ansvaret for å koordinere arbeidet internt, gjerne støttet av en arbeidsgruppe.
Trinn 2 – Lederutvikling
Lederne får praktisk opplæring i internkontroll med fokus på 3R. Parallelt kobles medarbeiderne på for å sikre at gode innspill kommer med, og det avklares hvem som har ansvar for hva.
Trinn 3 – Medarbeiderinvolvering og oppfølging
Den viktigste delen av internkontroll skjer i tjenestene. Tillit, gode avvikssystemer og kontinuerlig forbedring gjør internkontrollen levende og relevant og sikrer kvalitet i tjenestene.
– Internkontroll må være noe vi gjør – ikke noe vi har, sier Hilde Reikrås, seniorrådgiver i KS Konsulent. – Når medarbeiderne er involvert og forstår hvorfor det er viktig, skjer forbedringene av seg selv.
8 tips for bedre internkontroll i kommunene
Med bakgrunn i erfaring fra kommunesektoren har KSK identifisert åtte områder som er avgjørende for at internkontroll skal fungere i praksis:
1. Forankre internkontrollen i toppledelsen
Kommunedirektørens ledergruppe må eie arbeidet. Uten tydelig retning og prioritering stopper utviklingen raskt opp.
2. Klargjør lederansvaret
Internkontroll er først og fremst et lederansvar. Rollen må være tydelig – både hva lederne skal følge opp, og hvilke forventninger medarbeiderne kan ha.
3. Bygg internkontroll på tillit
Kontroll uten tillit fungerer dårlig. De ansatte «har skoene på» og kjenner risikoen best. Anerkjenn deres kompetanse og involver dem tidlig.
4. Kommuniser tydelig og ofte
Forklar hva internkontroll er, hvorfor det er viktig og hvordan systemet fungerer. God kommunikasjon skaper forståelse og engasjement.
5. Sikre opplæring i systemer og roller
Alle må vite hvordan avvik meldes, hvordan rutiner brukes og hva som forventes av dem. Uten opplæring blir selv de beste systemene stående ubrukt.
6. Ha tilgjengelige fagressurser
Noen må ha det operative ansvaret. Et fast kontaktpunkt gir trygghet og sikrer at spørsmål løses før de utvikler seg til avvik.
7. Evaluer og forbedre fortløpende
Den første versjonen er sjelden den beste. Internkontroll må bygges gradvis – og forbedres når erfaringene tilsier det.
8. Unngå skippertak
Internkontroll som “kampanje” fungerer ikke. Arbeidet må integreres i årshjul, faste møtepunkter og daglige rutiner.
Slik kan KS Konsulent bistå
KS Konsulent hjelper kommuner som ønsker:
et helhetlig internkontrollsystem
støtte i risikoanalyse, rutinearbeid og rapportering
opplæring av ledere og medarbeidere
tydeliggjøring av roller og ansvar
strukturert oppfølging og integrering i årshjul
et felles system med maler, prosesser og verktøy
Vi tilpasser alltid arbeidet til kommunens behov, størrelse og eksisterende systemer.
Målet er ikke mer administrasjon – men bedre styring, tryggere tjenester og bedre kvalitet.
Vi bistår din kommune
Ta kontakt på post@kskonsulent.no for en uforpliktende prat om hvordan vi kan støtte din kommune i arbeidet med internkontroll.