Omstilling - hva gjør kommuner som lykkes?

Bildet er tatt av PublicDomainPictures fra Pixabay

Mange norske kommuner står overfor omfattende omstillingsbehov. Dette er gjerne omstillingssprosesser med stort omfang som gir dyptgripende endringer. Det innebærer endringer mtp kultur, holdninger/verdier, arbeidsprosesser, mål, roller og strukturer. Det kan enten være på enkelte tjenesteområder, på tvers i kommunen eller i samarbeid med andre kommuner. Felles er at de har behov for og mål omendret praksis, herunder også evne til å effektivisere og å ta ut gevinster.  

 KSK bidrar i mange ulike omstillingsprosjekter i løpet av et år. Vi har samlet erfaring fra prosjektene som grunnlag for felles læringspunkter. Hva gjør de som lykkes?

1.      Etablerer et felles kunnskapsgrunnlag

-          enten gjennom konkrete økonomiske analyser eller gjennom behovs- og innsiktsanalyser. Hvordan ser det ut hos oss, og hva ønsker vi å oppnå? Hvorfor må vi omstille? Hva er behovet vi skal løse og gevinstene det skal gi? Konkretisering, enighet og forståelse om behovet skaper felles energi og kapasitet i å løse omstillingsoppgavene.

2.      Forankring – prioritering, eierskap og oppfølging

-          En tydelig forankring i både folkevalgt og administrativt nivå, samt god involvering av ansatte og tillitsvalgte gir et godt grunnlag for mobilisering og gjennomføringsevne. God forankring handler både om felles forståelse for behov, jfr punktet over, felles prioriteringsprosesser, involvering og eierskap til prosessen.

3.      Tydelig organisering av prosjekt – roller, ressurs og prioritering

-           En tydelig prosjektorganisering hvor oppdrag, problemstilling evt mål, framdrift, ressurs og roller framkommer, vil bidra til en god gjennomføringsevne i organisasjonen. Tydelige roller og definert ansvar bidrar også til økt beslutnings- og gjennomføringsevne

4.      Kommunikasjonsplan

-          Informasjonsbehovet i endringsprosesser vil alltid være stort, og undervurders gjerne. Åpenhet om prosess og hensikt vil bidra til trygghet og engasjement. God og felles informasjon om mål og de ulike deler i prosessen samt felles inforamsjon om beslutningspunkter, gir trygghet og signaliserer åpenhet. Vi ønsker alle å vite og forstå, og trygghet gjør at vi kan lettere bidra positivt i prosessene.

5.      Etablering av trygghet og kompetanse i å stå i omstilling

-          Å stå i omstilling er krevende. I prosjekter hvor en praktiserer  tillitsbasert ledelse gjennom omstillingen, øker gjennomføringsevnen og sannsynligheten for å lykkes øker. Tillitsbasert forutsetter blant annet at en stoler på ledere/medarbeider og bruker deres kompetanse samtidig som en er tydelig på forventet resultat.

6.      Erfarings og læringsarenaer for aktiv oppgaveløsning

-          Felles workshop, nettverk og læringsarenaer er viktige møteplasser for å bygge en kultur for varig endring. Her kan en utvikle felles metodikk og verktøy for gjennomføring av omstilling i enhetene. Dette sikrer også kompetansebygging og organisasjonslæring i kommunen. Vi erfarer at når en klarer å mobilisere den kompetansen som er i organisasjonen gjennom felles arenaer så utvikles både kultur og kompetansen i organisasjonen, og en lærer av hverandre som igjen øker gjennomføringsevnen. Dette vil også kunne gi effekt en vedvarende utvikling av ønsket kultur i retning av en endrings/innovasjonskultur.